Kegiatan Belajar 2

2.1. EMAIL CLIENT

            Aplikasi email client  : outlook Expres, Eudora, dsb. 

2.2. PENGENALAN OUTLOOK

Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi. Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office. Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll 

2.2.1  Membuat/mengirim Email

Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:

1. Pada folder Inbox, klik menu File

2. Sorot New

3. Klik menu Mail Message

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:

•     To: tujuan standar pengalamatan pesan.

•     Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.

•     Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2(Bcc).

Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :

1.   Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).

1. Pada kolom "Show Names From The :" , pastikan address list yg benar telah dipilih, klik tanda panah down untuk memilih.

3.   Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda dapat memilihlebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.

4. Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message dengan alamatemail yang telah dipilih tadi.
5. Masukkan text pada halaman isian pesan
6. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim.

2.2.2 Membaca File Attachment

Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan di beri tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka file attachment lakukan langkah berikut :

1. Buka pesan/mail message.

2. Akan ada icon dengan nama file di body text.

3. Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.

Cara menyimpan file attachment.

1. Sorot file attachment

2. Klik menu File – kemudian Save attachment.

3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.

 

2.2.2Mengirim Attachments ( file lampiran)

Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet, lakukan langkah berikut:

1. Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.

2. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.

3. Klik File.

4. Cari file yang ingin anda sertakan.

5. Dobel klik pada file yang akan disertakan

Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan.

2.2.3 Membalas ( Reply ) Pesan

Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :

Standard Reply

1. Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.

2. Klik tombol Reply .

3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:

4. Ketik pesan anda pada body pesan.

5. Klik Send.

Reply To All

Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.

Untuk melakukan ini :

1.   Klik tombol reply to all.

2.   Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian Cc : juga

3.   Ketik pesan anda pada body pesan.

4.   Klik tombol send.

 

Outlook menyediakan fasilitas Address Book untuk mengelola semua alamat email yang ada,mengelompokkannnya secara personal maupun dalam beberapa Group.

Personal Address Book berisi alamat e-mail beserta informasi atau data-data dari orang yang ingin Anda simpan. Untuk membuka Personal Addres Book lakukan langkah2 berikut :

1. Klik menu "Tools" pada toolbar.

2. Klik "Address Book".

Secara otomatis (default) akan menampilkan “Global Address List” yang berisi alamat e-mail yang telah terdaftar.

2.2.4. Menambah alamat email ke Outlook Address Book :

Untuk menambah alamat email ke Outlook Address Book, lakukan langkah berikut :

1. Klik tanda panah dibawah "Show Names from the:" pilih Outlook Address Book

2. Klik File.

3. Klik New Entry.

4. Pilih New Contact from the list and klik "OK".

5. Pada isian Full Name, ketik nama lengkap.

6. Pada isian Email : ketik alamat lengkap e-mail orang tersebut.

Contoh : (e-rafi@vedcmalang.or.id)

Setelah itu klik tombol “Save and Close“.

Anda juga dapat menambah informasi lain tentang user tersebut, seperti alamat, no telp, perusahaan, dan lain-lain